Основные правила уничтожения документов


Организация документооборота компании – мероприятие, которое для ее руководителя представляет особенную значимость. Во всяком случае, так должно быть, ведь порядок создания юридических значимых актов, их хранения и даже уничтожения подчиняется установленным в законе правилам. Их несоблюдение в итоге может стать основанием для привлечения компании к административной ответственности и повлечь за собой другие убытки.

При этом если с созданием и хранением документации дела обычно обстоят относительно неплохо, то вот их уничтожению компании зачастую не уделяют должного внимания. А ведь это может стать причиной утечки информации, что в современных условиях весьма серьезная неприятность.

Вместе с тем, избежать подобного развития событий нетрудно, если соблюдать несколько нехитрых правил.

Так, обеспечивать конфиденциальное уничтожение документов следует на всех этапах обращения с ними. Даже если речь идет о черновиках, отправлять их просто в корзину – действие опрометчивое. Куда лучше приобрести мощный шредер и приучить сотрудников к его использованию по назначению. Есть также другое, весьма популярное у современных предпринимателей решение. Многие из них предпочитают сегодня воспользоваться соответствующей услугой специализированных архивных центров. В этом случае фирма исполнитель устанавливает в важнейших департаментах компании-заказчика специальные закрытые и опломбированные контейнеры. Обычно их ставят в отделе кадров и бухгалтерии, хотя вполне уместны они также и в правовом отделе и некоторых прочих. Представители архивного центра проводят инструктаж персонала фирмы-клиента (при необходимости), рассказывая о том, какие именно документы считаются конфиденциальными и, демонстрируя, как пользоваться контейнером. На самом деле, последнее мероприятие носит формальный характер, так как использование емкости трудностей не вызывает – документы помещаются в нее через узкое отверстие. И все. Остальное – забота работников исполнителя. По мере заполнения контейнеров или с определенной периодичностью акты, подлежащие уничтожению, изымают и  утилизируются, о чем непременно составляется соответствующий акт.

Определенным правилам подчиняется также уничтожение архивных документов – актов, срок хранения которых истек. Утилизацию в этом случае инициирует и проводит специальная комиссия, формируемая, как правило, из сотрудников архивной службы и представителей того отдела, которому принадлежат уничтожаемые акты. Состав комиссии утверждается руководителем организации, о чем составляется соответствующий документ. Далее уполномоченные лица оценивают акты с точки зрения их ценности и значимости и отбирают те из них, которые подлежат утилизации. Это также фиксируется в соответствующем акте. Что касается фактического уничтожения бумаг, то оно может осуществляться различными способами: с использованием все тех же шредеров самостоятельно или путем передачи бумаг организации, специализирующейся на их утилизации.





<< Назад

Основные правила уничтожения документов