Процедура выделения дел на уничтожение


Что необходимо сделать предприятию, в архиве которого накопилось множество материалов, срок годности которых истек? Необходимо провести определенную процедуру, которая установит объем бумаг, подлежащих утилизации. Эта процедура заключается в оценке содержащегося в архиве. По итогам проведения данной оценки на утилизацию направляются те позиции, срок годности которых подошел к концу.

Удобство данной процедуры очевидно — любое предприятие таким способом может структурировать свой архив и сократить его объемы. Этот процесс носит название «выделение дел к уничтожению».

Он включает в себя:

  • проведение экспертизы, нацеленной на определение ценности;
  • отбор подлежащих утилизации позиций;
  • составление отвечающего требованиям законодательства акта.

Примечательно, что уничтожению подлежат только те бумаги, которые компания сама сочтет ненужными. Даже в случае истечения срока годности определенной документации, за предприятием сохраняется право на продление ее срока хранения. В данном процессе чрезвычайно важна объективная оценка значимости материалов представителями предприятия, поскольку в противном случае экспертиза ценности документации фирмы может оказаться малоэффективной.

В сфере архивных работ данная услуга является одним из видов, требующих наивысшей квалификации. В связи с этим следует обращаться лишь к действительно опытным специалистам, иначе существует риск уничтожения важной документации без возможности ее восстановления. Следует иметь ввиду, что применение того или иного нормативного акта напрямую зависит от года, когда указанный документ был создан. Сроки хранения зависят от вида деятельности предприятия, подвергшегося обработке, а также места создания документа и цели его создания. Название не является показателем при оценке значимости документа, решающим фактором выступает его содержание. При этом примечательно, что даже на одном предприятии документы могут носить порядка восьми наименований в течение одного периода, кроме того в разные годы по-разному могут именоваться даже документационные материалы одного типа.

Важным моментом в проведении данной процедуры является составление акта о выделении подлежащих уничтожению дел. Предварительно проводится экспертиза оценки накопившихся архивных материалов с целью определения их значимости. По итогам ее проведения составляется список позиций, которые подлежат уничтожению и в соответствии с данным списком составляется акт.

При составлении подобного рода актов, как правило, на утилизацию направляется два-три десятка позиций. В случае же длительного накопления просроченных документов, либо просто в случае работы с крупными организациями, объем этот может достигать сотен позиций.

Данная процедура должна проводиться предприятиями с определенным постоянством, ведь засорение архивов и накопление просроченных документов означает нерациональное использование рабочего пространства.





<< Назад

Процедура выделения дел на уничтожение