Как выбрать конференц-зал для выставки


Проведение такого ответственного мероприятия, как тематическая выставка, требует грамотного подхода от организатора. Выбирая площадку для встречи, если вы хотите провести ее на высоком уровне, необходимо учитывать множество малозначительных на первый взгляд факторов, от которых в конечном счете во многом зависит успех мероприятия. Выбор конференц-залов во всех больших городах России сегодня просто огромен. Свои площадки для проведения таких мероприятий сегодня предлагают многие гостиницы, отели, а также специализированные конгресс-холлы и выставочные центры. Остается только не ошибиться при выборе того самого зала, который подойдет именно для ваших целей. В зависимости от вместимости и класса площадки диапазон цен на аренду конференц-зала в Санкт-Петербурге колеблется в пределах 1000 – 15000 рублей в час.


Какие факторы стоит учитывать?


  • Прежде всего, подумайте о составе участников выставки. В случае, если среди них есть представители иногородних или иностранных компаний, обратите внимание на удобство трансфера из аэропорта, на близость гостиницы, где разместятся гости и участники выставки. Важно, чтобы отель предлагал достойный уровень комфорта и обеспечивал хорошее питание.
  • Обязательно примите во внимание планируемое число участников и гостей. Одинаково плохо будет, если зал окажется слишком маленьким или слишком большим. В первом случае участникам придется тесниться, размещая свои стенды; будет затруднено перемещение между площадками экспонентов. Во втором – останутся большие ничем не занятые пространства, которые создадут ощущение дискомфорта, а то и впечатление, что на выставку не приехали участники. Так что принцип «чем больше, тем лучше» здесь не годится. Информацию о вместительности конференц-зала может предоставить вам менеджер площадки. Некоторые отели и центры, например, бизнес-центр «Петроконгресс», предлагают аренду конференц-залов различной площади, вместительности и конфигурации.
  • Разумеется, имеет значение также конфигурация зала, а также его дизайн. Именно поэтом желательно осмотреть площадку до того, как заключать предварительные договоренности об аренде.
  • В случае, если в программе мероприятия после официальной части запланирован банкет, фуршет или хотя бы кофе-брейк, позаботьтесь о том, чтобы банкетный зал или иная подходящая площадка находилась максимально близко. Стоит заранее побеспокоиться о меню и других «мелочах», от которых тоже зависит и общее впечатление от выставки.
  • Уровень комфорта в зале зависит от оснащенности климатическими системами, уровня кондиционирования воздуха, обогрева, вентиляции.
  • И, наконец, едва ли не самый значимый фактор – это техническое оснащение. Практически любое современное мероприятие просто требует наличия качественных аудиосистем, видеооборудования. Непременно проверьте наличие в конференц-зале микрофонов, проекторов, флипчарта, маркеров и так далее. В зависимости от ваших целей и состава участников может понадобиться и оборудование для синхронного перевода, и для электронного голосования.





<< Назад

Как выбрать конференц-зал для выставки