Как внедрить СЭД


Руководство любого учреждения должно обеспечивать условия для комфортной работы своих сотрудников. Те организации, которые имеют документооборот, рано или поздно могут попробовать перейти на новый уровень и внедрить электронную систему. Но нужно это сделать так, чтобы была принесена польза компании, а не наоборот.

Обычно, внедрение имеет несколько этапов и требует создания проекта. Для этого нужен специалист, который сможет разработать методы, позволяющие максимально безболезненно внедрить сэд.

Первым этапом, как правило, является выбор подходящей платформы. Для этого существует много разных вариантов. К примеру, можно в интернете почитать отзывы о многих системах. Также, нелишним будет узнать о функциях и возможностях у производителей, с которыми можно связаться в онлайн режиме или же по телефону. Консультанты помогут вам определиться с выбором и расскажут, как лучше все организовать.

В наше время выбор подходящей программы может затянуться, ведь ассортимент довольно большой. Но не нужно останавливаться, ведь внедрение системы поможет организации упростить работу с документацией и увеличить экономию средств.

Учтите, что выбранная сэд должна решить вопрос хранения информации и ее поиска в первую очередь, а также обязательно должна способствовать упрощению организационно-управленческой деятельности руководства.

Когда платформа выбрана, проект утвержден и выделены деньги, можно начинать внедрение. Тут есть вероятность столкнуться с некоторыми проблемами, ведь персонал может оказаться довольно консервативным, что скажется на работе. Но электронная система документооборота позволяет постепенно переходить к полной компьютеризации. Ваши сотрудники смогут продолжать работать с бумажной документацией и только немного затрагивать электронную, на первых этапах внедрения.

Если все пройдет гладко, то вы сразу же почувствуете все прелести этого нововведения. Ведь экономия очевидна. Теперь можно закупать меньше бумаги и освободиться место в бывших архивных помещениях. Кроме того, регистрация входящих и исходящих писем и документов будет занимать минимум времени, что скажется на продуктивности работы ваших сотрудников. Также, руководство получает прозрачность в работе персонала, ведь теперь можно легко проводить мониторинг производительности каждого работника компании.





<< Назад

Как внедрить СЭД