Создание электронного архива. Кому это нужно?


Как известно, деятельность любой коммерческой и некоммерческой компании сопряжена с необходимостью оформления большого количества самой разной документации. Это могут быть приказы о приеме на работу и увольнения с нее, распоряжения о награждении работника, договора о сотрудничестве с контрагентами, акты, накладные, счета-фактуры и многое, многое другое. При этом для большинства первичных документов законодательством установлен особый порядок и срок хранения. Несоблюдение же этих требований может стать основанием для привлечения нарушителя к административной ответственности (для юридических лиц размеры штрафных санкций в некоторых случаях весьма существенны).  Вот почему серьезная компания никогда не станет пренебрегать архивными мероприятиями. Благо, у современных предпринимателей есть множество способов обеспечить сохранность документации: от создания электронного архива до формирования обычного бумажного.

К слову, как правило, солидные фирмы предпочитают оба «пути». Благо, такая возможность есть сегодня у каждого. Но обо всем по порядку. Итак, как мы уже отмечали, очень многие первичные документы необходимо хранить в течение установленного законом времени. При этом действующее законодательство допускает для отдельных актов возможность хранения их в электронном виде. И в данном случае не нужно объяснять целесообразность формирования такого архива. Но он может быть создан и при других обстоятельствах. Например, при передаче информации на бумажных носителях специализированной компании на хранение.

Сегодня архивные услуги оказывают многие крупные центры обработки данных и документации. При этом, принимая бумаги на хранение, некоторые из них берут на себя и сканирование документов. Это необходимо для обеспечения свободного доступа заказчика к необходимой ему информации без визита непосредственно в архив.

На практике же это означает следующее: компания-исполнитель берет на себя транспортировку документов, а также их сканирование с использованием специальной аппаратуры, а затем помещает бумажный вариант в хранилище. Электронная же версия хранится на специальном сервере в закодированном виде. Даже если информация и выйдет по каким-то причинам за его пределы, ее в любом случае не удастся распознать, что означает полную  конфиденциальность переданных заказчиком сведений.

При этом в перечень услуг входит также обработка документов с выделением ключевых слов. Впоследствии это значительно облегчает поиск необходимых актов. Заказчику нужно лишь правильно задать запрос. Главное – доступ к сети интернет и наличие компьютера (планшета, ноутбука или даже телефона).

Электронный архив – это прекрасное дополнение бумажному. Не случайно сегодня многие фирмы прибегают к услугам специализированных организаций для его создания. И в данном случае предложение, чутко реагируя на спрос, не заставит себя долго ждать.





<< Назад

Создание электронного архива. Кому это нужно?