Электронный документооборот и снабжение


В этой статье мы обсудим такой аспект деятельности менеджмента, как ведение базы договоров с партнёрами. Рано или поздно все усилия снабженца завершаются юридическим документом. Этот документ определяет основу взаимодействия между Вашей компанией и поставщиком. В небольших фирмах таким документом являются платёжные поручения бухгалтерского учета и счета, но когда дело идёт с размахом, без серьёзных документов не обойтись. Тогда на помощь снабженцу приглашается юрист. Его задача — отслеживание юридических интересов предприятия, соблюдение буквы закона.

бухгалтерский учетРаспределение обязанностей снабженца и юриста обычно заключается в том, что снабженец получает предложение от поставщика, оговаривает условия поставки, а юрист находит юридические зацепки или тонкости, которые создают юридические преимущества при заключении сделки. Разделить этот тендем в серьёзных компаниях практически невозможно.

Когда перед юристом возникает поток договоров, его реакция достаточно проста. Он подшивает договора в папки. Он хранит подлинники договоров. Но что делать, когда договоров много, а поставщиков ещё больше? Что делать ему, если партнёры постоянные и договор заключается неоднократно, а существует целая система договоров по одному клиенту? Что делать, когда заключенные договора претерпевают целую серию изменений?

Для грамотной организации юридической работы необходимо организовать подробное досье на клиента, знать точный юридический адрес и юридическое наименование фирмы, финансовые реквизиты. Это все, конечно, можно сделать с помощью картотеки. Но как отслеживать версии договоров? бухгалтерияКак отслеживать историю общения с клиентами при заключении договоров? Ведь эта история включает в себя ведение переговоров, составление протокола о намерениях, затем разработку первого проекта, пересылку его по факсу или электронной почте заказчику, передачу своей версии, внесение изменений в повторную отсылку.

Предположим, что мы перед отделом снабжение стоит самая элементарная задача купить недорогие межкомнатные двери. Но очень большую партию, поставка которой растянется на квартал. Вполне возможно, что в таком случае поставка растянется на квартал, а договор будет многократно продлён. Его основной опознователь — номер примет сложный вид со множеством разделителей. Логично умозаключить, что в таком случае совсем не лишней будет организация базы данных, в которой изначальный договор будет связан с дополнительными соглашениями. Сам по себе напрашивается вывод о том, что использование одной программы Word станет далеко не единственной формой электронного хранения документов. Напрашивается вывод о том, что современное ведение дел непременно потребует использовать полноценную электронную форму обработки и хранения документов. Без этого не обойтись ни отделу снабжения, ни юридическому, ни финансовому отделу предприятия.





<< Назад

Электронный документооборот и снабжение